Viðskiptaþjónusta Distica sinnir tæplega 4.000 viðskiptavinum um allt land. Í hverjum mánuði tekur viðskiptaþjónustan á móti yfir 10.000 pöntunum, svarar tæplega 4.000 símtölum og um 10.000 tölvupóstum.
Viðskiptaþjónusta annast samskipti við viðskiptavini Distica, sér um móttöku pantana, eftirfylgni sendinga og bókar reikninga. Viðskiptaþjónustan sér einnig um skráningu og utanumhald á undanþágum, upplýsingagjöf varðandi biðpantanir, móttöku, skráningu og úrvinnslu ábendinga ásamt því að annast samskipti vegna endursendinga, reikninga, verð- og afsláttarmála og annarra erinda frá viðskiptavinum og umbjóðendum Distica.
Hjá viðskiptaþjónustu Distica er tekið á móti pöntunum á fjóra mismunandi vegu:
Pantanir viðskiptavina eru skráðar í Navision viðskiptakerfi Distica og sendar yfir í Manhattan Scale vöruhúsakerfið þar sem starfsfólk vöruhúsanna tekur við þeim og tekur til þær vörur sem viðskiptavinir hafa pantað.
Rafrænar pantanir berast frá viðskiptavinum allan sólarhringinn í gegnum skeytamiðlanir Advania, InExchange og Sendill.is yfir til Distica þar sem þær lesast sjálfvirkt inn í Navision upplýsingakerfið. EDI-skeyti hafa verið í notkun á Íslandi í 20 ár og byggja á EDIFACT-stöðlum sem hafa verið aðlagaðir að íslenskum aðstæðum til að gera fyrirtækjum kleift að senda skjöl sín á milli rafrænt. XML-skeyti byggja á tækniforskrift frá Staðlaráði; TS-136 fyrir rafrænan reikning og TS-137 fyrir kreditreikning. Nánari upplýsingar um rafræn viðskipti má lesa á heimasíðu Icepro (www.icepro.is), samtaka um rafræn viðskipti og á vefsíðu Staðlaráðs (www.stadlar.is). Viðskiptavinir sem hafa áhuga á að komast í rafræn viðskipti við Distica eru beðnir um að senda tölvupóst á sala@distica.is.
Í þeim tilfellum þar sem lyf eða vörur eru ekki til á lager er hægt að mynda biðpöntun fyrir viðskiptavini sé þess óskað. Vörunúmer skráist þá í sérstaka biðpantanaskrá í Navision þar sem upplýsingar eru geymdar um pöntun, hvenær hún barst og þau lyf og vörur sem ekki voru til þegar pöntunin var gerð. Biðlistar eru uppfærðir um leið og nýjar upplýsingar berast varðandi væntanlegar sendingar, komudagsetningar, tafir eða annað sem viðskiptavinir þurfa að vita varðandi þau lyf og vörur sem þeir eru með á bið. Viðskiptavinir geta óskað eftir að fá yfirlit yfir lyf og vörur sem þeir eru með á bið send reglulega í tölvupósti og jafnframt skoðað sinn biðlista á Mínum Síðum Distica.
Hér má svo skoða heildarbiðlista lyfja.
Í ákveðnum tilvikum tekur Distica á móti endursendum lyfjum og vörum og gilda sérstakar reglur þar um. Ástæður endursendinga geta meðal annars verið: fyrnd lyf, knöpp fyrning, afskráð lyf, gölluð lyf, innkölluð lyf, rangar pantanir, rangar afgreiðslur eða skemmdir sem rekja má til flutnings.
Endursendingar skal skrá í Endursendingakerfi Distica (ES) sem viðskiptavinir geta nálgast í gegnum Reikningagátt Distica. Við skráningu endursendinga í ES-kerfið fá viðskiptavinir úthlutað ákveðnu ES-númeri sem auðkenna skal endursendingar með. Ef viðskiptavinir hafa ekki aðgang að ES-kerfi Distica má óska eftir aðgangi hjá viðskiptaþjónustu með tölvupósti á sala@distica.is.
Þeir viðskiptavinir sem ekki notast við ES-kerfið þurfa að fylla út endursendingarseðil Distica, einn seðil fyrir hverja tegund endursendingar. Endursendingarseðla má nálgast hér fyrir neðan:
Viðskiptaþjónusta Distica svarar öllum fyrirspurnum sem snúa að pöntunum, biðpöntunum, verði, viðskiptakjörum, sendingum, endursendingum, gjöldum og reikningum ásamt því að taka á móti ábendingum og kvörtunum frá viðskiptavinum og sinna úrvinnslu þeirra.
Viðskiptaþjónusta tekur einnig á móti lyfjafræðilegum fyrirspurnum og kemur þeim í farveg hjá markaðsleyfishöfum ásamt því að skrá og svara fyrirspurnum varðandi öryggisþætti lyfja í samræmi við reglugerð ESB 2016/161 sem tók gildi á Íslandi þann 9. febrúar 2019.
Fyrirspurnum er svarað alla virka daga frá kl. 8–16 á netfanginu sala@distica.is og í síma 412-7520 frá kl. 9 –16 mánudag til fimmtudags og til 15:00 á föstudögum.
Reikningar eru sendir til viðskiptavina Distica á rafrænan hátt. Hægt er að óska eftir að fá reikninga senda á pdf formi, með tölvupósti eða á pappírsformi gegn gjaldi með því að senda tölvupóst á sala@distica.is.
Viðskiptaþjónusta Distica svarar fyrirspurnum varðandi reikninga, greiðsluskilmála, leiðréttingar og fleira sem snertir greiðslur viðskiptavina til Distica. Viðskiptaþjónustan sendir einnig reikningsyfirlit til viðskiptavina, sé þess óskað.
Viðskiptaþjónusta Distica hefur eftirlit með hitastigi lyfjasendinga í flutningi utan höfuðborgarsvæðisins og skráir öll frávik sem verða á hitastigi í flutningi. Distica notast við þráðlausa Controlant-mæla sem senda upplýsingar í vefviðmót sem þjónustufulltrúar hafa eftirlit með.
Viðskiptaþjónustan tekur á móti öllum fyrirspurnum og kvörtunum varðandi sendingar lyfja og vara til viðskiptavina. Ef lyf eða vara skilar sér ekki á réttum tíma, í réttu magni eða réttu ástandi, getur viðskiptavinur haft samband við viðskiptaþjónustu og þjónustufulltrúi skráir sendingarkvörtun og kemur henni í farveg innan Distica. Þegar búið er að finna ástæður þess að sending náði ekki til viðskiptavinar, kom of seint, vörur vantaði eða var ofaukið eða tjón varð í flutningi; þá upplýsa þjónustufulltrúar viðskiptavininn um úrlausnina og gera ráðstafanir varðandi reikninga eða kreditfærslur eftir því sem við á.